上司に上手に報告できない人必見！報告で使える３つのコツ【報連相】

仕事をしていると会社やクライアントに報告することってありますよね。

報告する相手が威圧的な人だったりすると自分がテンパって何を言っているのか意味不明になったり、相手に伝わっているのか不安になったりします。それは報告する時のテンプレのようなものがないことが原因です。しっかり準備する事でテンパることも無くなります。

今回はビジネスで必要な、伝わる話し方「報連相」のコツについてお伝えしていきます。

「報連相」はビジネスを円滑に行うためには欠かせない「報告」「連絡」「相談」の頭文字をとったものです。学生のうちは報連相はあまり聞きませんが、ビジネスの場では当たり前に報連相は使われます「伝え方」の基本を抑えておきましょう。

結論から伝える
数値を使って表現する
事実と推測を混ぜない
まとめ

結論から伝える

　「結論から話せ」という事をどこかで聞いたことがある人も多いと思いますが、結論から話すのは基本です。結論から話すことで話の終着点を認識した上で他の話を聞くことが出来ます。結論から離さず時系列で起きた事を順番通りに話してしまうと、起きたことの何が問題だったのかが分かりにくくなってしまいます。慣れないうちは話をする順番を事前に考えてから話し出すようにしましょう。

短時間で結論から伝える方法で「PREP法」というのがあります。

１．Point（結論）
２．Reason（理由）
３．Example（具体例）
４．Point（結論）

この順序で話をすると、簡潔にまとめることが出来ます。

例えば・・・

　今日、お客さんであるA社から注文した商品が届かないと連絡がありました。当社の発送履歴を調べてみると確かに一昨日に発送をしているので、昨日には商品は到着しているはずです。なぜ届かないのは依頼している配送先に確認したところ荷札が剥がれている商品があり運送会社の営業所で止まっている状況だということが分かりました。新しい商品はお詫びの意味も込めて課長と同行してお届けする予定です。

これをPREP法でまとめるとこんな感じです

（結論）　課長、A社に商品を届けに伺いますので同行願います

（理由）　一昨日に注文頂いた新商品を発送したのですが、お客様に届いて居ないと連絡がありました。

（具体例）運送会社に確認したところ荷札が剥がれているものがあり営業所で保管しているようです。

（結論）　お客様へのお詫びも兼ねて同行お願いします。

このようにPREP法を使うを短時間で分かりやすい報告をまとめることができるようになります。

数値を使って表現する

　報告を受ける人に正しい情報を理解してもらうためにはできる限り数値化して話すようにしましょう。相手の立場に立って分かりやすく伝える努力をすることはとても重要です。具体的に数字を使って説明することで自分が当たり前だと思っていることや自分の中の常識も「見える化」することができるようになり、相手に伝わりやすくなります。

例えば

・「たくさん売れた」⇨〇〇円または〇〇個売れた
・「結構混んでいる」⇨〇〇分待ちの行列ができている
・「暑かった」⇨快晴で気温は〇〇度
・「明日はもっと頑張る」⇨明日は今日の○倍の売上が見込める

私たちは普段から曖昧な表現をしています。「背が高い人」と言われても男性か女性か大人か子供かで高さの基準は変わりますし、「キャンプにたくさん行きます」と言われても月に１回が多いのか毎週が多いのかは受け取る人によって「たくさん」の基準は様々です。曖昧な表現は報告する際は出来るだけ使わないように気をつけます。

事実と推測を混ぜない

　気をつけないと、事実と推測を混同して報告しがちです「報連相」する場合は事実と分けて話すことを心がけましょう。推測は決して悪いことではありませんし仕事を進めていく上で重要ですが、報告する上では混ぜないように気をつけましょう。

推測で話すときは、

「私の意見ですが・・・・」

と自分の推測であることを付け加えてから伝えるようにします。

事実と推測を混ぜると相手に伝わりにくくなります

上司　「今日の顧客訪問の結果、今後の発注につながりそうな話があれば報告して欲しいんだけど」
部下　「１件のお客さんが当社に依頼してくれそうです」

上司　「依頼してくれそうってことは、注文書取れたの？」
部下　「まだですが、大丈夫だと思います」

上司　「大丈夫って・・・決まったの？決まってないの？」
部下　「決まってないです」

このように「今日は１件の顧客は好感触だったので、受注できるよう明日再度アプローチします」と報告すれば済むものの推測や自分の意見を入れることにより通常よりも状況を把握することに時間がかかってしまいます。

受注できるかもしれないと浮かれてしまうとこのような報告になりがちです。気持ちは分かりますが、事実にもとづいて報告する癖をつけておきましょう。