会社の会議などで、出席者全員の総意をとるまで議論を続ける人がいますよね。
ファシリテートしている人は、全員が合意しないと先に進まないと思い、良かれと思ってしていることと思いますが、
議場では多くの人が違う立場から議論していますので、総意を得ることはとても難しいことが多いです。
では、会議や打ち合わせではどのように進めれば良いのでしょうか。
活発に意見が出る会議は「良い会議」
自由闊達に意見が言える議場はとても良い場です。実際に多くの会社の会議では上司が部下に対して指示しているだけの場、または部下が上司に対して報告している場所になっていることが多いと感じます。
本来会議の目的は会社の課題を議題として掲げ、その対応方法を関係者で相談する場所です。
ですので、しっかりとした議題があるのであれば自由に意見することは良い会議なのです。
熱意のある議論と感情的にキレる状態を混同しない
参加者の中で熱く議論することと、感情的に怒っている状態を勘違いする人がいます。また、怒りに任せて感情的に話をする人もいます。会議の場所は冷静に議論する場所で怒りをぶつける場所ではありません。
お互いを尊重しての熱い議論はその先に、お互いの解決策や妥協点が見えてくるものですが、感情に任せた話は終着点がありません。
ファシリテートする側だけでなく、会議に加わる参加者もその違いをしっかりと認識する必要があります。
会議が始まる前に「熱意のある議論とキレる状態は違いますよね」と参加者に伝えると、建設的な議論が行いやすくなります。
会議ではアジェンダ（進行表）を準備する
アジェンダって聞いたことありますか？会議の際に「今日のアジェンダ」と言って紹介されてりしますが、会議の進行表・プログラムのことです。この時間に何について話すのかを一覧にしたものです。
会議を日常的に行なっていると、面倒だからとアジェンダを用意しない場合も多くなりがちになりますが、準備したほうが数倍早く会議は進行するので、絶対に準備しておいた方が損をしません。
アジェンダを準備ししかも事前に通知することで次のようなメリットが生まれます。
- 会議の目的（ゴール）がわかる
- 決定すべき事項を事前に調査できる
- 議題から逸れることが少なくなる
アジェンダを設定するだけで結構なメリットが得られます。
会議中に昔話になっちゃって、時間だけが進んでしまった・・・・という事態も防ぐことができるようになります。
時間を制限する
時間無制限で会議をすることも時には必要かもしれません。しかし毎回時間無制限の会議を行っていたり、会議で１日を終わらせてしまうようなスケジュールは決して合理的であるとはいえません。
人が集中できる時間は１時間程度が限界と言われています。しかも集中しやすいのは午前中が理想です。昼食後の午後になると眠気が起きて集中力が低下しやすい環境になります。
集中した時間で会議を終わらせたいのであれば、午前中に１時間程度の時間で終了することが、最も生産性の高い会議になる可能性が高くなります。
全員が合意するのは難しいと自覚する
会議では、立場も考え方違う人が集まることが多くあります。そんな中で全員から合意を得ることは不可能です。会議ではファシリテートする側がしっかりと問題と向き合い、多くの人が納得する方向性を導く必要があります。議論を重ねても結論が出ない場合は、会社であれば経営責任者の判断で方向性を決定することになります。
よく多数決で意見を決める人がいますが、多数決で決めるのであれば議論の余地がないのでそもそも会議をする必要がありません。
会議で決定するためにはしっかりと議論を重ねて結論を導くようにしましょう。
まとめ
会議は慣れないと、意見をすることも緊張するような場面です。しかし、会議に出る以上意見をしないと出席した意味もありません。
お互いを尊重し熱い議論をすることは、演奏することに似ています。お互いの立場を理解しタイミングをとりながら会話を深めていくのです。
一人の意見ではやはり抜け漏れも多く、理論的に崩壊していることに気が付きにくいものです。
しっかりと議論を交わしてより良い結論に結びつけることができるよう。
楽しい合意形成の場を作っていきましょう。
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