管理職になっても、実務を手放せない。
見積もりも自分で作る。問い合わせの電話も自分で受ける。顧客とのやり取りも、進行管理も、できれば最後まで自分で見ていたい。
自分でやった方が早いし、過去の経緯も相手の癖も分かっている。誰かに説明して、作ってもらい、確認する時間を考えたら、最初から自分で終わらせた方がミスも少ない。
私もずっと、そう思っていました。
特に「自分の顧客だ」と感じている先のことは、全部を把握していないといけない気がします。見積もりから実行まで、何か起きた時の問い合わせまで、知らないことがあると不安になる。任せているつもりでも、気が付けば自分のところに仕事が戻ってきていました。
でも、実務を握り続けることは、10円玉を手放せずに、目の前の100円玉や500円玉を取りに行けない状態に似ていると思います。
管理職が実務から少しずつ離れるのは、楽をするためではありません。自分にしかできない、より大きな仕事へ時間を移していくためです。
「自分でやった方が早い」は、最初は本当
部下やスタッフに任せると、最初は当然うまくいきません。
連携ミスが起きる。見積もり金額を間違える。必要な確認が足りない。顧客への説明が不十分になる。自分なら防げたかもしれないと思う場面も出てきます。
そのたびに、「やっぱり自分でやった方が早かった」と感じるのは自然なことです。
でも、少し厳しく言えば、自分が経験してきた失敗を、部下だけには一切経験させないようにするのは無理があります。今の自分ができることも、最初からできたわけではありません。
見積もりを間違えたことがある。顧客への説明が足りずに困ったことがある。期限を読み違えて慌てたことがある。そういう経験を重ねて、少しずつ仕事の勘所が分かるようになったはずです。
もちろん、取り返しのつかない失敗まで任せてよいわけではありません。金額が大きい案件、会社の信用に直結する判断、契約条件の最終確認などは、管理職が責任を持つべきです。
ただ、小さな失敗まで全部取り上げてしまうと、部下はいつまでも経験を積めません。そして管理職の自分も、ずっと細かな実務から抜け出せなくなります。
10円玉を握りしめたままでは、次の仕事が取れない
ここでいう10円玉は、価値のない仕事という意味ではありません。
問い合わせへの一次対応、定型的な見積もり作成、日程調整、資料のたたき台づくり。どれも会社に必要な仕事ですし、現場を知るためにも意味があります。
ただ、それを「自分しかできない仕事」にしてしまうと、問題が起きます。
自分が休めない。顧客からの連絡が常に自分へ来る。スタッフが育たない。新しい顧客に会いに行く時間も、会社の次の方向を考える時間もなくなる。
自分が頑張れば頑張るほど、組織が自分一人に依存していく。これは管理職にとって、かなり苦しい状態です。
私が今考えているのは、10円玉をいきなり捨てて500円玉を取りに行くことではありません。
10円玉を50円玉へ、50円玉を100円玉へ、100円玉を500円玉へ。少しずつ、自分が持つ仕事の価値を上げていくことです。
- 10円玉：自分だけで完結する日々の実務
- 50円玉：手順を渡し、スタッフに任せる仕事
- 100円玉：顧客との関係づくり、判断、調整
- 500円玉：チームの方向性、新規顧客、次の事業の柱をつくる仕事
現場を知らなくなればよい、という話ではありません。現場を理解したうえで、自分にしかできない判断へ時間を使うことが管理職の役割だと思います。
任せる時に大切なのは、近くで見張りすぎないこと
任せると言いながら、毎回顧客訪問に一緒に行く。打ち合わせのたびに横に座る。顧客から連絡が来れば、自分が先に答える。
これは一見、丁寧な引き継ぎに見えます。でも実際には、うまくいかないことが多いです。
顧客からすると、「担当が変わったと言っても、結局は前の担当者に聞けばいい」と感じます。スタッフから見ても、「最後は上司が対応する仕事なんだ」と映るかもしれません。
そうすると、いつまでも顧客から自分に連絡が来ます。
自分に連絡が来た内容を部下が対応すると、今度は顧客から見て「担当者は何をしているのだろう」と見えてしまうこともあります。部下の責任範囲が曖昧になり、顧客との関係も移りません。
だから引き継ぎで必要なのは、毎回一緒に行くことではありません。
最初に顧客へきちんと伝えることです。
「今後はこのスタッフが担当します。もちろん会社として責任を持って対応しますが、まずはこの者へご連絡ください」
この場面を作る。そしてスタッフにも、「あなたが担当だ」と明確に渡す。
その後は、必要以上に前へ出ない。困った時に相談を受け、報告を受け、判断が必要なところだけを支える。この距離感が大切です。
伴走とは、いつも隣にいることではありません。相手が自分で走れる位置まで、見える場所で支えることだと思います。
失敗をゼロにするのではなく、立ち直れる状態をつくる
部下に任せれば、失敗は起きます。
ただ、管理職が目指すべきなのは、失敗をゼロにすることではないと思います。失敗が起きた時に、取り返せる状態をつくることです。
たとえば、見積もりを任せるなら、最初の数回だけ確認の場を持つ。過去の見積書を共有する。単価や付属品など、間違えやすい項目を先に伝える。顧客へ提出する前に「ここだけは確認しよう」という基準を作る。
問い合わせ対応を任せるなら、何でも自分で答えなくてよい範囲を決める。判断に迷った時は早めに相談してよいと伝える。顧客へ返答した内容は、短くても共有してもらう。
大事なのは、仕事を渡して終わりにしないことです。
「任せたのにできなかった」と責めるためではなく、次はどうすれば一人でできるかを一緒に考える。その積み重ねで、連携ミスや見積もり間違いは減っていきます。
スタッフは、ある程度追い詰められ、それを自分でこなしていく経験の中で成長します。上司が先回りして全部片づけてしまうと、その経験を奪ってしまうことになる。
管理職の役割は、部下を失敗させないことではない。成長できる範囲の責任を渡し、必要な時に支えることです。
部下がミスを隠してしまう、報告が遅くなると感じる方は、こちらの記事も参考になると思います。
部下がミスを隠すのは、本人だけの問題じゃない｜報告が遅れる職場を変える上司の習慣
管理職が残すべき仕事は、報告と判断
私自身、今は役員という立場になり、既存の仕事の多くは部長や次長に預けています。
もちろん、何も知らなくてよいわけではありません。むしろ「報告だけは隠さないでほしい」と強く伝えています。
現場の状況、顧客との関係、進んでいる案件、起きたトラブル。報告が上がる状態を作っておけば、毎回自分が実務をする必要はありません。
管理職が残すべきなのは、すべての作業ではなく、判断です。
- どの案件を優先するか
- どこまでを受け、どこからは断るか
- 顧客との関係をどう育てるか
- 困っているスタッフに何を支援するか
- チームとして、次にどこへ向かうか
これらは、実務の中に埋もれていると考える時間がなくなります。
仕事を抱え込みすぎていると感じる方は、まず「今週、自分がやらなくてもよい仕事」を一つだけ探してみてください。
仕事を抱え込みすぎる40代管理職へ｜今週ひとつ手放す仕事の見つけ方
AI時代に、人が使うべき時間はどこか
これからは、メールの下書き、資料のたたき台、議事録、情報整理など、AIが支えられる仕事が増えていきます。
だからこそ、人が時間を使うべき仕事は、よりはっきりしてくると思います。
顧客と会う。相手の言葉にならない不安を聞く。スタッフの背中を押す。会社の方向を考える。新しい顧客との関係をつくる。次の事業の柱を育てる。
私は今、会社としてどの方向性を打ち出すのか、新たな顧客をどう開拓するのか、既存のお客さまとの関係をどう強くするのかに時間を使いたいと考えています。
既存の仕事については、トラブルが起きた時や節目の挨拶など、本当に自分が出るべきところに集中する。それ以外は、信頼して任せる。
AIを使うことも、管理職が実務から逃げるためではありません。人にしかできない関係づくりや判断へ、時間を戻すための手段です。
会議後の記録やToDo整理に時間を取られている場合は、こちらも読んでみてください。
AI議事録を入れても仕事が減らないチームへ｜会議後に動く3つの決めごと
まとめ｜実務を手放すとは、現場を捨てることではない
管理職が実務を手放すと聞くと、現場から離れて偉そうにすることのように感じるかもしれません。
でも、そうではありません。
10円玉の仕事を軽く見ず、必要な経験としてスタッフへ渡す。50円玉、100円玉へと少しずつ責任の範囲を広げる。そのうえで、自分は500円玉の仕事――チームや会社の未来をつくる仕事へ進む。
実務を手放すとは、現場を捨てることではありません。
自分にしかできない仕事を、少しずつ大きくしていくことです。
自分でやった方が早いと思った時こそ、一度立ち止まって考えてみてください。
その仕事は、本当に自分だけがやるべき仕事でしょうか。
それとも、誰かの成長機会として渡せる10円玉でしょうか。
今週は一つだけ、手放す仕事を決めてみる。それが、次の100円玉、500円玉を取りに行く最初の一歩になるはずです。
