仕事を抱え込みすぎる40代管理職へ｜今週ひとつ手放す仕事の見つけ方

見積もりや顧客対応は、つい自分でやってしまいます。

過去の経緯を知っている。相手の担当者の癖も分かる。言葉にしにくい距離感もある。そんな仕事ほど、「自分がやった方が早い」と思うのは自然なことです。

特に急いでいるときは、部下に説明する時間、作ってもらう時間、確認する時間まで考えてしまう。ミスなく早く終わらせるなら、従来どおり自分で完結させた方がいい。私も何度もそう考えてきました。

ただ、抱え込むほど自分の仕事は増え、部下は経験する機会を失います。そして「自分しかできない仕事」が、いつまでも減りません。

この記事では、仕事を全部放り出すのではなく、今週ひとつだけ手放す仕事を見つける方法を、私自身の実感を交えて整理します。

「自分でやった方が早い」は、最初は本当に正しい

任せるときに面倒なのは、作業そのものだけではありません。

これだけを見ると、自分で見積もりを作ったり、顧客へ返信したりする方が早いのは当然です。忙しい日に「今回は自分でやる」と決めることまで、悪いとは思いません。

問題は、その「今回」がずっと続くことです。

一度説明して、次も少し補足して、二度三度と同じ仕事を重ねていく。すると処理速度は普通に上がっていきます。任せる初期コストはありますが、ずっと続くコストではありません。

管理職の仕事は、全部を正確に処理することだけではないはずです。次に同じ仕事が来たとき、チームとして少し楽に回る状態を作ることも、十分に大事な仕事だと思います。

「全部任せましょう」と言われると、少し乱暴に聞こえます。

長く付き合ってきたお客さんとの関係、過去のトラブルの経緯、こちらが約束してきたこと。こういうものは、単純な作業として引き継げない場合があります。私も、他の人に任せにくいものは人とのつながりくらいだと感じています。

だから、顧客との関係を急に丸ごと渡す必要はありません。

たとえば見積もりなら、最初は「金額のたたき台を作ってもらう」。顧客対応なら、「打ち合わせの要点を整理して返信案を作ってもらう」。最終確認や関係づくりは自分が担いながら、繰り返せる部分だけを一緒に進めればいいのです。

仕事を手放すとは、責任まで手放すことではありません。一人で抱える範囲を少し小さくすることです。

頭の中だけで考えると、「全部、自分がやるべき仕事」に見えがちです。まず紙や手帳、スマホのメモに、今週の仕事を書き出してみてください。

その横に、次の3つの印をつけます。

ポイントは、「誰かに丸ごと渡せる仕事」を探さないことです。見積もりを完成させる仕事が難しくても、過去の見積もりを集める、条件を表にする、初稿を作る、という一部分なら渡せるかもしれません。

逆に、明確にやらなくていい仕事を続けていることもあります。抱え込みを減らす最初の一歩は、任せることだけでなく、仕事そのものを減らすことでもあります。

説明が長くなるほど、任せること自体が億劫になります。最初から自分の頭の中をすべて渡そうとしなくて大丈夫です。

私は、次の3つだけを先に共有できれば、最初の一歩になると思っています。

「前と同じようにやっておいて」だけでは、相手も困ります。でも、細かく全部を指示しすぎると、結局こちらが疲れてしまう。目的と外せない点を渡して、途中で一度確認する。このくらいから始めるのがちょうどいいと思います。

抱え込む側は、「任せたら負担になるかもしれない」と考えがちです。もちろん忙しさを無視して渡すのはいけません。

でも、話を聞くと、もっとやってみたいと思っている人も意外と多いものです。経験したい。できることを増やしたい。自分の判断で動けるようになりたい。そういう気持ちを持つ部下に、小さな役割を渡すことは、単なる業務分担ではありません。

最初は時間がかかっても、二回、三回と重ねるうちに、相手の処理速度も判断力も育っていきます。その過程を見ずに、自分だけが急いで終わらせ続けるのは、少しもったいない気がします。

急に仕事を半分にしようとすると、かえって動けません。

明日は、紙でもスマホでもいいので、今週の仕事を3つだけ書き出してください。そして、そのうち一つに「一緒に進められる」と印をつける。それだけで十分です。

次に同じ仕事が来たとき、その一部分だけを任せてみる。うまくいかなければ、任せ方を少し変えればいい。最初から完璧に任せる必要はありません。

失敗が怖くて動けないときは、生活を守りながら小さく試す考え方も役に立ちます。失敗が怖くて動けない40代へ｜成功より「小さく試す」を選ぶ方法も、よければ読んでみてください。

自分で終わらせることは、短期的には気持ちがいいものです。でも、少しだけ手放せるようになると、自分にしかできない仕事や、これから考えたい仕事に時間を使えるようになります。

全部を任せる必要はありません。今週、ひとつだけ。一緒に進める仕事を見つけるところから始めてみませんか。